Rövid válasz: 2026-ban a helyszíni és dokumentális ellenőrzések során a pénzügyi vezetők öt tipikus hibával szembesülnek: arányosítási tévedés, hiányos közbeszerzési dokumentáció, bérköltség-felosztási arányok eltérése, utólagos módosítások bejelentésének elmulasztása, valamint a fenntartási kötelezettség alatti szerződésmódosítások. Az alábbiakban konkrét esetekkel és jogszabályi hivatkozásokkal mutatom be, mire figyeljenek a GINOP_PLUSZ-1.2.4-25 és DIMOP_PLUSZ-1.1.3-25 kódszámú pályázatok kedvezményezettjei.

1. Arányosítási hiba: amikor a támogatási intenzitás csapdájába esünk

12 év gyakorlatomban ez a leggyakoribb hiba, amit a záró elszámolásnál látok. Az ellenőr minden esetben újraszámolja a támogatási intenzitást a projekt végső költségvetése alapján, és ha a kedvezményezett nem tartotta a 70%-os vagy 45%-os sávot, visszafizetési kötelezettség keletkezik.

A GINOP_PLUSZ-1.2.4-25 felhívásnál különösen figyelni kell, mert a projekt fizikai befejezését követően a ténylegesen elszámolt költségek alapján újra kell kalkulálni a támogatási összeget. Egy 120 millió forintos projektnél a 2 százalékos eltérés akár 2,4 millió forint visszafizetést jelenthet. Az ÁFA-előleg, a levonható és le nem vonható áfa keveredése a leggyakoribb kiváltó ok.

A megoldás: minden számlánál a bruttó-nettó bontásnál pontosan jelölni kell, hogy az adott tétel után van-e áfa-visszaigénylési jogosultság. A MODELLO Kft. által fejlesztett belső kontroll-rendszerünk pont erre épül: projektenként külön áfa-státuszt kezel.

2. Közbeszerzési dokumentáció hiányosságai a DIMOP_PLUSZ pályázatoknál

A DIMOP_PLUSZ-1.1.3-25 digitális fejlesztési konstrukció keretében elnyert támogatásoknál az ellenőr kiemelten vizsgálja a közbeszerzési eljárások dokumentációját. A 2024-es Közbeszerzési törvény módosítása óta szigorúbbak a bírálati szempontok dokumentálására vonatkozó követelmények.

Három konkrét hibával találkoztam rendszeresen: nincs meg a döntéshozatali jegyzőkönyv, hiányzik az összegzés, vagy a szerződéskötés időpontja nincs összhangban az ajánlattételi határidővel. Mindegyik önálló jogsértés, és a támogatás 10-30%-os csökkentésével járhat.

Javaslom, hogy a projektasszisztensek vezessenek közbeszerzési checklist-et, és minden egyes eljárásnál külön mappában tárolják a teljes iratanyagot. Az AzarX Pro rendszerében ez automatikusan generálódik a feltöltött dokumentumokból, és figyelmeztet a hiányosságokra.

3. Bérköltség-felosztás és foglalkoztatási arányok eltérése

Az RRF- és KAP-pályázatoknál az egyik legbonyolultabb kérdés a munkavállalók projektben töltött idejének dokumentálása. Az ellenőr nem hisz a „becsült” óraszámoknak – konkrét jelenléti íveket, projektnapló-bejegyzéseket és meeting-jegyzőkönyveket kér.

A 2025-ös ellenőrzési tapasztalatok szerint a leggyakoribb hiba, hogy a bérköltség-felosztás nem egyezik a tényleges munkavégzéssel. Például egy projektmenedzser akinek a munkaszerződése szerint 40%-os a projekt-részvétele, de a jelenléti ív szerint csak 28%-ban dolgozott a projekten – ez 12 százalékpontos eltérés, ami a teljes bérköltség elutasítását vonhatja maga után.

A megoldás: havi bontású projekt-nyilvántartás, aláírt jelenléti ívek, és minden hónapban egyeztetés a HR-részleggel. A 12 év gyakorlatomban minden sikeres projektnél ez volt a közös nevező.

4. Utólagos módosítások bejelentésének elmulasztása

A támogatási szerződés módosítása nem automatikus folyamat. A kedvezményezettnek minden változást – partnercsere, költségátcsoportosítás, határidő-módosítás – előzetesen be kell jelentenie az irányító hatóságnak. A 2026-os eljárásrend szerint a változás-bejelentés elmulasztása jogsértésnek minősül, és a támogatás 5-15%-ának visszafizetésével járhat.

Különösen kényes terület a fenntartási időszak alatti változások kezelése. A projekt fenntartási kötelezettsége általában 5 év, és ez idő alatt minden lényeges változást – tulajdonosváltás, székhelyváltozás, projekt-tartalom módosítása – haladéktalanul jelenteni kell.

Saját tapasztalatom szerint ez az a terület, ahol a legnagyobb a lemaradás a kkv-knál, mert a projektzárást követően a figyelem elfordul a projekttől. Az AzarX Pro fenntartási időszak-figyelő rendszere pontosan erre kínál megoldást: automatikus értesítések a határidőkről és változás-bejelentési kötelezettségekről.

5. Fenntartási kötelezettség alatti szerződésmódosítások

A záró elszámolás elfogadása nem jelenti a projekt végét. Az 5 éves fenntartási időszak alatt az ellenőr bármikor vizsgálhat, és ekkor derülnek ki azok a hibák, amiket a projekt megvalósítása során „elrejtettek”.

A leggyakoribb fenntartási időszaki hiba: az eszközöket, immateriális javakat nem a projekt céljaira használják, vagy a vállalt indikátorok (új munkahelyek, árbevétel-növekedés, energiahatékonysági mutatók) nem teljesülnek. Az RRF-forrásoknál ez különösen szigorú, mert az Európai Bizottság visszakövetelheti a támogatást.

A 2026-os ellenőrzési terv alapján a fenntartási időszaki vizsgálatok száma várhatóan megduplázódik. Akik most GINOP_PLUSZ-1.2.4-25 pályázatot nyújtanak be, 5 év múlva számíthatnak az első ilyen vizsgálatra.

Gyakori kérdések

Kulcs megállapítások

• Az arányosítási hiba önmagában 2-30%-os visszafizetést generálhat – minden számlát pontos áfa-státusszal kell könyvelni.
• A közbeszerzési dokumentáció 2024-es szigorítása óta három dokumentum-típust különösen keresnek az ellenőrök.
• A bérköltség-felosztás eltérése a teljes bérköltség elutasításához vezethet – havi szintű egyeztetés szükséges.
• A változás-bejelentések elmulasztása 5-15%-os szankció – ne várjuk meg a fenntartási időszakot.
• A fenntartási kötelezettség alatti ellenőrzések száma 2026-ban várhatóan megduplázódik.
• Az AzarX Pro AI-alapú infrastruktúrája automatikus checklist-ekkel és figyelmeztetésekkel segíti a pénzügyi vezetőket a proaktív megfelelésben.

Források: palyazat.gov.hu, kormany.hu, nav.gov.hu, europa.eu – strukturális alapok